Prinsip 5S Usaha Tingkat Mutu Kerja

Oleh: NOOR AZMAH IBRAHIM

Jepun bukan sahaja terkenal dengan kemajuan dan pembangunan yang hebat, malah disiplin dan semangat kerja yang tinggi di kalangan rakyat.

Berbanding negara-negara lain, perbuatan salah laku musnah atau vandalisme ke atas kemudahan awam seperti telefon juga jarang berlaku di negara matahari terbit itu.

Antara faktor yang menjadikan masyarakat Jepun berdisiplin ialah latihan dan pendidikan 5S yang diamalkan di tempat-tempat kerja. Amalan tersebut tidak hanya terhad semasa bekerja tetapi turut diaplikasikan ketika berada di rumah mahupun di tempat-tempat awam.

Jurutera Perindustrian MBA, Lam Foo Yew berkata, pengurusan domestik 5S adalah kaedah yang diamalkan dengan meluas di Jepun khususnya di bidang industri pengeluaran.

Katanya, prinsip asas yang bertujuan meningkatkan mutu kerja secara berterusan ini boleh diamalkan di mana-mana sahaja termasuk di pejabat, asrama dan rumah.

``Bukan sahaja di Jepun, malah disiplin unik ini turut diamalkan oleh syarikat-syarikat pengeluaran multi-nasional di Barat.

``Penglibatan semua secara kerjasama bukan sahaja meningkatkan produktiviti, tetapi juga menjadikan seseorang itu lebih berdisiplin,'' katanya.

Beliau berkata demikian semasa menyampaikan ceramah pada Seminar Keberkesanan Teknik-Teknik Pengurusan Rumah Tangga Jepun 5S di Kuala Lumpur, baru-baru ini.

Menurut Lam, prinsip 5S yang diamalkan itu ialah Seiri, Seiton, Seiso, Sheiketsu dan Shitsuke mengikut turutan.

Perkara pertama yang perlu dilakukan dalam prinsip 5S ialah Seiri yang bermaksud mengasingkan barang-barang yang perlu dengan yang tidak perlu.

``Tidak kira sama ada di rumah, pejabat atau kilang, keadaan akan lebih teratur jika hanya barang yang perlu sahaja disimpan.

``Apa yang perlu dilakukan ialah senaraikan barang-barang mengikut keperluan selepas ia diasingkan dengan barangan yang tidak diperlukan,'' katanya.

Tegas Lam, amalan tersebut mesti diikuti dengan Seiton atau mengatur, menyusun dan meletakkan label pada barangan tersebut.

Semasa melakukan Seiton, seseorang perlu memutuskan di mana barang-barang itu perlu disimpan, bagaimana keadaan susun-aturnya serta melabelkannya.

``Contohnya, selain pejabat, rumah juga memerlukan fail-fail untuk menyimpan dokumen yang disusun mengikut jenis dan keperluan.

``Keadaan ini bukan sahaja menyedapkan mata memandang serta mewujudkan persekitaran yang selesa, tetapi juga mudah untuk mengambilnya apabila perlu,'' ujar beliau.

Sebagai prinsip pengurusan domestik yang berkesan, soal kebersihan tidak ditinggalkan melalui amalan seiso.

Seiso bukan sekadar membersihkan barang dan persekitaran, tetapi juga mengenal pasti punca kekotoran dan menetapkan satu piawaian untuk mengekalkannya.

``Tidak kira di rumah atau di pejabat, kebersihan memainkan peranan penting untuk keselesaan yang akhirnya menjurus kepada kualiti kerja.

``Bagaimanapun, pastikan ia dilaksana secara kerjasama dengan ahli keluarga atau kakitangan yang lain khususnya bagi kawasan persekitaran dan peralatan kegunaan umum,'' katanya lagi.

Sementara itu, prinsip kelima iaitu Sheiketsu pula sentiasa melaksanakan seiri, seiton seiso manakala Shitsuke menjadikan prinsip tersebut sebagai budaya hidup.

Kedua-duanya boleh dilaksanakan dengan menetapkan satu undang-undang yang difahami oleh setiap orang dengan hanya sekali pandang.

``Untuk menggerakkan 5S di pejabat, kilang atau asrama, latihan perlu diberikan bermula dengan kumpulan pengurusan teratas diikuti kakitangan yang lain.

``Selain itu, kempen akan membantu menyedarkan serta membuatkan kita lebih peka dan ghairah melaksanakannya,'' katanya lagi.

Tidak ketinggalan, jawatankuasa 5S perlu ditubuhkan untuk mengendalikan audit ke atas kaedah itu secara berterusan.

Bagaimanapun, pelaksanaan 5S di rumah sedikit berbeza kerana ia hanya melibatkan suami, isteri dan anak-anak.

Untuk memastikan pelaksanaan secara berterusan, ia tetap memerlukan kerjasama dan pemantauan dari semasa ke semasa.

Sumber: Utusan Malaysia, 22 Ogos 2001