Apakah 5S?

SEIRI (SISIH)

Mengasingkan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja dan membuangkannya.

SEITON (SUSUN)
Susun barang-barang yang diperlukan dengan teratur supaya ianya mudah diambil untuk digunakan.

SEISO (SAPU)
Bersihkan tempat kerja anda dengan rapi supaya tiada habuk di atas lantai, mesin dan perkakas.

SEIKETSU (SERAGAM)
Memelihara taraf penjagaan kebersihan dan penyusunan tempat kerja yang tinggi pada setiap masa.

SHITSUKE (SENTIASA AMAL)
Melatih pekerja mematuhi peraturan penjagaan kebersihan yang baik dengan sendirinya.

1S : SEIRI (SISIH) Mengasingkan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja dan membuangkannya.

BAGAIMANA MELAKSANAKAN SISIH DI TEMPAT KERJA?


LANGKAH-LANGKAH YANG HARUS DIAMBIL UNTUK SEIRI
Gunakan Kad Notis Pembuangan

• Pertama sekali, kenalpasti barang-barang yang kelihatan tidak diperlukan
• Kemudian tampalkan Kad Notis Pembuangan (Disposal Notice Card) kepada setiap barang-barang tersebut dengan menerangkan:
1. Apa barang tersebut
2. Mengapa barang tersebut berada di situ
3. Barang kepunyaan siapa atau berasal dari mana, dan
4. Bila barang tersebut harus dilupuskan
• Di penghujung masa yang ditetapkan (misalnya 1 atau 2 bulan selepas penampalan notis itu), kad tersebut diteliti semula untuk melihat sama ada sesiapa yang mempunyai keperluan untuk menyimpan barangan. Adalah disarankan agar pendekatan ini digunakan secara meluas di sesuatu jabatan itu dan melibatkan semua kakitangan di setiap peringkat.

2S : SEITON (SUSUN) Susun barang-barang yang diperlukan dengan teratur supaya ianya mudah diambil untuk digunakan.
• Tempat untuk semua
• Semua di tempatnya

BAGAIMANA SUSUN DI TEMPAT KERJA ANDA?


3S : SEISO (SAPU)
Bersihkan tempat kerja anda dengan rapi supaya tiada habuk di atas lantai, mesin dan perkakas.

4S : SEIKETSU (SERAGAM) Memelihara taraf penjagaan kebersihan dan penyusunan tempat kerja yang tinggi pada setiap masa.

5S : SHITSUKE (SENTIASA AMAL) Melatih pekerja mematuhi peraturan penjagaan kebersihan yang baik dengan sendirinya.

ULANGAN KEPADA PUSINGAN 5S


BAGAIMANA MENJAYAKAN 5S
Penglibatan Semua Kakitangan
• Semua kakitangan di dalam pertubuhan mesti melibatkan diri dalam program 5S
• Semua kakitangan harus memahami kenapa program 5S harus diamal di tempat kerja iaitu
1. Tempat kerja yang bersih mempunyai PRODUKTIVITI tinggi
2. Tempat kerja yang bersih adalah tempat kerja yang SELAMAT
3. Tempat kerja yang bersih mempunyai SEMANGAT PERANSANG yang tinggi
• Program 5S akan lebih berkesan jika dijadikan salah satu aktiviti di dalam aktiviti kumpulan kecil di setiap Bahagian Pusat Komputer.

Penglibatan Pengurusan Atasan
• Program tersebut harus diamalkan dalam masa bekerja sebagai program yang diberi kuasa rasmi, tetapi ia tidak harus dianggap sebagai tambahan dalam masa kerja yang lebih (overtime) atau di luar masa bekerja.
• Setiap kakitangan harus diberitahu secara rasmi pentingnya program tersebut.
• Ketua Jabatan harus membuat pengumuman rasmi mengenai pelancaran program tersebut di mesyuarat berkongsi maklumat (information-sharing) yang dihadiri oleh semua kakitangan.

Kepimpinan Pengurusan Pusat Komputer
• Pengurusan Pusat Komputer perlu memberikan komitmen yang tinggi ke atas pelan semakan program ini untuk menjamin persekitaran kerja yang berkualiti.

Sokongan Semua Pihak
• Semua Warga Pusat Komputer perlu memberikan kerjasama dalam menjayakan program ini.

BAGAIMANA MEMPERTAHANKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S
Amalan Seranta & Publisiti
• Sepanduk dan poster harus digunakan sepenuhnya untuk menarik perhatian semua kakitangan.
• Buku Panduan dan risalah-risalah yang menerangkan “Mengapa 5S’, “Apa itu 5S” dan “Bagaimana untuk melaksanakan 5S” harus dicetak dan disebarkan.

Lawatan Audit dan Sistem Penghargaan
• Pihak pengurusan melalui Jawatankuasa Audit Dalaman perlu mengadakan lawatan ke setiap Bahagian untuk membuat penilaian.

Penilaian oleh Pengarah Pusat Komputer
Pengarah perlu:
• Melawat ke bahagian dari masa ke semasa dan membuat penghargaan kepada kekuatan dan membuat teguran kepada kelemahan pelaksanaan 5S.
• Memberi penghargaan kepada amalan yang lebih baik.

HASIL YANG DIJANGKA DARI PROGRAM 5S
Pengurangan Kos
• Mengurangkan inventori.
• Menghalang salah letak peralatan dan perkakas.

Kecekapan
• Mengurangkan penggunaan kawasan/tempat.
• Penghapusan pencarian peralatan dan pembaziran.
• Mempermudahkan kawalan.

Penyelenggaraan
• Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan peralatan dan kemudahan yang ada.
• Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan peralatan.
• Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan barangan.

Kualiti
• Meningkatkan produktiviti dan kualiti barangan atau perkhidmatan.

Keselamatan
• Menghapuskan keadaan yang merbahaya.
• Memperbaiki keadaan tempat kerja.
• Menghapuskan tempat kecederaan dan kemalangan.
• Mengurangkan kesilapan dan kecuaian.

Motivasi
• Perhubungan yang baik antara kakitangan.
• Membentuk disiplin yang baik.
• Membentuk semangat kerjasama dan kerja berkumpulan.

Prinsip 5S Usaha Tingkat Mutu Kerja

Oleh: NOOR AZMAH IBRAHIM

Jepun bukan sahaja terkenal dengan kemajuan dan pembangunan yang hebat, malah disiplin dan semangat kerja yang tinggi di kalangan rakyat.

Berbanding negara-negara lain, perbuatan salah laku musnah atau vandalisme ke atas kemudahan awam seperti telefon juga jarang berlaku di negara matahari terbit itu.

Antara faktor yang menjadikan masyarakat Jepun berdisiplin ialah latihan dan pendidikan 5S yang diamalkan di tempat-tempat kerja. Amalan tersebut tidak hanya terhad semasa bekerja tetapi turut diaplikasikan ketika berada di rumah mahupun di tempat-tempat awam.

Jurutera Perindustrian MBA, Lam Foo Yew berkata, pengurusan domestik 5S adalah kaedah yang diamalkan dengan meluas di Jepun khususnya di bidang industri pengeluaran.

Katanya, prinsip asas yang bertujuan meningkatkan mutu kerja secara berterusan ini boleh diamalkan di mana-mana sahaja termasuk di pejabat, asrama dan rumah.

``Bukan sahaja di Jepun, malah disiplin unik ini turut diamalkan oleh syarikat-syarikat pengeluaran multi-nasional di Barat.

``Penglibatan semua secara kerjasama bukan sahaja meningkatkan produktiviti, tetapi juga menjadikan seseorang itu lebih berdisiplin,'' katanya.

Beliau berkata demikian semasa menyampaikan ceramah pada Seminar Keberkesanan Teknik-Teknik Pengurusan Rumah Tangga Jepun 5S di Kuala Lumpur, baru-baru ini.

Menurut Lam, prinsip 5S yang diamalkan itu ialah Seiri, Seiton, Seiso, Sheiketsu dan Shitsuke mengikut turutan.

Perkara pertama yang perlu dilakukan dalam prinsip 5S ialah Seiri yang bermaksud mengasingkan barang-barang yang perlu dengan yang tidak perlu.

``Tidak kira sama ada di rumah, pejabat atau kilang, keadaan akan lebih teratur jika hanya barang yang perlu sahaja disimpan.

``Apa yang perlu dilakukan ialah senaraikan barang-barang mengikut keperluan selepas ia diasingkan dengan barangan yang tidak diperlukan,'' katanya.

Tegas Lam, amalan tersebut mesti diikuti dengan Seiton atau mengatur, menyusun dan meletakkan label pada barangan tersebut.

Semasa melakukan Seiton, seseorang perlu memutuskan di mana barang-barang itu perlu disimpan, bagaimana keadaan susun-aturnya serta melabelkannya.

``Contohnya, selain pejabat, rumah juga memerlukan fail-fail untuk menyimpan dokumen yang disusun mengikut jenis dan keperluan.

``Keadaan ini bukan sahaja menyedapkan mata memandang serta mewujudkan persekitaran yang selesa, tetapi juga mudah untuk mengambilnya apabila perlu,'' ujar beliau.

Sebagai prinsip pengurusan domestik yang berkesan, soal kebersihan tidak ditinggalkan melalui amalan seiso.

Seiso bukan sekadar membersihkan barang dan persekitaran, tetapi juga mengenal pasti punca kekotoran dan menetapkan satu piawaian untuk mengekalkannya.

``Tidak kira di rumah atau di pejabat, kebersihan memainkan peranan penting untuk keselesaan yang akhirnya menjurus kepada kualiti kerja.

``Bagaimanapun, pastikan ia dilaksana secara kerjasama dengan ahli keluarga atau kakitangan yang lain khususnya bagi kawasan persekitaran dan peralatan kegunaan umum,'' katanya lagi.

Sementara itu, prinsip kelima iaitu Sheiketsu pula sentiasa melaksanakan seiri, seiton seiso manakala Shitsuke menjadikan prinsip tersebut sebagai budaya hidup.

Kedua-duanya boleh dilaksanakan dengan menetapkan satu undang-undang yang difahami oleh setiap orang dengan hanya sekali pandang.

``Untuk menggerakkan 5S di pejabat, kilang atau asrama, latihan perlu diberikan bermula dengan kumpulan pengurusan teratas diikuti kakitangan yang lain.

``Selain itu, kempen akan membantu menyedarkan serta membuatkan kita lebih peka dan ghairah melaksanakannya,'' katanya lagi.

Tidak ketinggalan, jawatankuasa 5S perlu ditubuhkan untuk mengendalikan audit ke atas kaedah itu secara berterusan.

Bagaimanapun, pelaksanaan 5S di rumah sedikit berbeza kerana ia hanya melibatkan suami, isteri dan anak-anak.

Untuk memastikan pelaksanaan secara berterusan, ia tetap memerlukan kerjasama dan pemantauan dari semasa ke semasa.

Sumber: Utusan Malaysia, 22 Ogos 2001

UMP Laksana Amalan 5S

KUANTAN 17 Feb. - Universiti Malaysia Pahang (UMP) diiktiraf sebagai universiti pertama melaksanakan amalan 5S dalam sistem pengurusannya oleh Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC) baru-baru ini.

Naib Canselor UMP, Prof. Datuk Dr. Daing Mohd. Nasir Ibrahim berkata, 5S (seiri, seiton, seiso, seiketsu dan shitsuke) atau sisih, sapu susun, seragam dan sentiasa amal itu merupakan kaedah pengurusan yang diamalkan oleh syarikat-syarikat di Jepun.

''Amalan 5S yang dilaksanakan ini mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti dalam organisasi, menentukan kepatuhan kepada piawaian serta memupuk usaha penambahbaikan yang berterusan.

''Budaya penambahbaikan berterusan perlu diterapkan dalam perkhidmatan awam bagi mempertingkatkan sistem penyampaian kepada pelanggan," katanya di sini semalam.

Daing Mohd. Nasir berkata, pengiktirafan daripada MPC itu dinilai dalam beberapa aspek seperti sistem fail, pengurusan setor dan inventori yang sistematik serta mengoptimumkan penggunaan ruang yang terhad di pejabat dan makmal.

Selain itu, kata beliau, pengiktirafan diambil kira daripada segi persekitaran kerja yang kondusif, bersih, ceria dan sistematik, pengurusan peralatan yang lebih cekap serta pengurusan stok yang lebih berkesan.

''Kaedah dan piawaian kerja yang lebih jelas dan persekitaran kerja yang selamat adalah selari dengan Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHA) 1994. Ia juga berkaitan imej positif kepada pelanggan dalaman dan luaran yang berurusan dengan jabatan tersebut," katanya.

Beliau berkata, kejayaan UMP memperoleh persijilan Amalan 5S adalah hasil daripada komitmen dan kesungguhan kakitangan universiti mengamal dan membudayakan kaedah itu secara konsisten sejak setahun yang lalu.

''Kakitangan berjaya mengenal pasti dan mengurangkan pembaziran di tempat kerja, meningkatkan keberkesanan menjalankan operasi dan meningkatkan semangat kerja berkumpulan," ujarnya.

Daing Mohd. Nasir memberitahu, antara jabatan yang memperoleh persijilan Amalan 5S (Persekitaran Kerja Berkualiti) ialah Pusat Pembangunan Staf Akademik (ASDC), Jabatan Bendahari, Makmal Fakulti Kejuruteraan Kimia dan Sumber Asli (FKKSA) dan Jabatan Pembangunan dan Pengurusan Harta (JPPH).

Sumber: Utusan Malaysia Online

Program Gotong-Royong 5S

6 Februari 2009, Jumaat – Jabatan Pengajian Am IKM Kota Kinabalu telah mengambil inisiatif dengan mengadakan program gotong royong 5S. Gotong royong ini melibatkan semua tenaga pengajar Jabatan Pengajian Am bertujuan untuk menyahut Kempen 5S IKMKK dengan motto “ 5S IKMKK Bagus Bah! “. Para pengajar telah dibahagi-bahagikan kepada beberapa kumpulan berdasarkan kawasan-kawasan yang terdapat di Pengajian Am. Kawasan-kawasan ini termasuklah pantry, bilik mesyuarat, rak majalah, pigeon hole dan juga meja serta almari masing-masing.

Gotong royong ini akan diadakan dari semasa ke semasa mengikut keperluan. Timbalan Pengarah (Hal Ehwal Akademik IKMKK), En. Nik Sharifullah bin Nik Kob telah meluangkan masa untuk melawat. Secara amnya, program tersebut bukan sahaja berjaya mencapai objektif yang telah ditetapkan tetapi juga telah mengeratkan lagi silaturrahim di kalangan pengajar-pengajar di Jabatan Pengajian Am untuk bekerja secara berpasukan.



........................................................................................................................................................................

06 February, Friday – The General Studies Department of IKM Kota Kinabalu had taken the initiative to organize a 5S-gotong royong program which involved all the lecturers of the department. The program was held in light of the recently launched IKMKK 5S campaign with the motto “ 5S IKMKK Bagus Bah! “. All those who were involved were divided into several groups based on the areas designated to them which included the pantry, meeting room, magazines rack, pigeon hole as well as the tables and cabinets of the respective lecturers.

The program will be held from time to time based on needs. Mr Nik Sharifullah bin Nik Kob as the Deputy Director of Academic Affairs of IKMKK, had spent some time to visit. As a whole, the program had succeeded in not only realizing its objective but also to strengthen the team work among all the lecturers of the General Studies Department of IKMKK.

Before:


After: